Eingang

Neue Briefe und Rechnungen hier hinein – Die Akte sortiert sie selbst.

… oder Dateien einfach hier hineinziehen Auch möglich: in den Ordner 00_Eingang legen.
    Zuletzt abgelegt

      Biene

      🔍 Suchen findet Dokumente über Stichworte – kostenlos. 🐝 Biene fragen versteht ganze Sätze und legt Aufgaben und Termine an – mit KI.

      Hallo, ich bin Biene 🐝 Frag mich zum Beispiel:

      Immobilien

      Private Objekte mit Mietern, Finanzierung und Unterlagen.

      Wird eingerichtet …

      Heute

      ☰

      Mir zugewiesen

      Plantafel

      Tipp: In eine freie Stelle einer Zeile klicken legt dort einen Eintrag an. Feiertage und Schulferien gelten für NRW.

      Ordner
      Notizen
      Keine Notiz ausgewählt

      Passwörter

      Deine Zugangsdaten – verschlüsselt gespeichert. Du entscheidest, wer aus der Familie sie sehen darf. Admins (Andreas, Lena) sehen alle.

      Dokumente

      Persönliche Unterlagen je Person: Gehalt, Zeugnisse, Ausweise, Gesundheit und mehr.

      Familie & PIN

      Meine PIN ändern

      Master-Passwort (nur Admins)

      Mit dem Master-Passwort kann auf dem Anmeldebildschirm über „PIN vergessen?“ jede PIN neu gesetzt werden – auch deine eigene. Mindestens 10 Zeichen, gut merken oder sicher aufschreiben.

      Familienmitglieder (nur Admins)

      Angemeldete Geräte (nur Admins)

      Auf einem neuen Gerät fragt Die Akte einmal nach dem Master-Passwort, danach reicht die PIN. So kann niemand aus dem Internet PINs durchprobieren. Ist ein Handy weg, hier entfernen – es ist dann sofort abgemeldet.

      Admins (Andreas, Lena) sehen alles – auch alle Passwörter und privaten Notizen der Familie (nur lesen). Kinder sehen: Heute, Eingang, Biene (mit Suche), To-Do, Notizen, ihre eigenen und für sie freigegebenen Passwörter und ihre eigenen Dokumente. Sensible Ordner (Finanzen, Steuern, Immobilien, Beruf, Recht) bleiben für sie unsichtbar.

      Mehr

      Hilfe

      Die Akte in 1 Minute erklärt.

      📷

      Einen Brief ablegen

      1. Tippe unten auf Eingang.
      2. Tippe auf Brief fotografieren und mach ein Foto.
      3. Fertig! Die Akte liest den Brief und legt ihn in den richtigen Ordner.
      🐝

      Etwas finden lassen

      1. Tippe auf Biene.
      2. Schreib, was du suchst – z. B. „Wo ist Michaels Impfpass?“ – und tippe auf 🐝 Biene fragen.
      3. Tippe bei der Antwort auf Ansehen, um das Dokument zu öffnen.

      Findet Biene nichts? Tippe auf Gründlicher suchen.

      🔎

      Selbst suchen

      Unter Biene ein paar Wörter eingeben, z. B. „O2 Rechnung“, und auf 🔍 Suchen tippen. Du siehst sofort alle passenden Dokumente – ganz ohne KI.

      🚦

      Was bedeuten die Farben?

      • abgelegt Alles gut, liegt im richtigen Ordner.
      • bitte prüfen Die Akte war unsicher. Passt der Vorschlag, tippe auf Übernehmen. Sonst einfach liegen lassen.
      • Fehler Hat nicht geklappt – Andreas schaut es sich an.
      ↩️

      Etwas falsch gemacht?

      Keine Sorge: Die Akte löscht nie etwas endgültig. Jede Ablage kann mit Rückgängig zurückgeholt werden, gelöschte Dokumente landen im Papierkorb.

      Kinder können nichts selbst löschen – sie tippen auf Löschen anfragen, und Papa oder Mama entscheiden auf „Heute“.

      🔢

      Anmelden mit PIN

      1. Tippe auf deinen Namen.
      2. Gib deine PIN ein und tippe auf OK.
      3. Das Handy merkt sich dich 30 Tage. Bei wichtigen Sachen fragt Die Akte noch einmal nach der PIN.

      PIN vergessen? Auf dem Anmeldebildschirm auf PIN vergessen? tippen – Andreas oder Lena geben das Master-Passwort ein, dann legst du eine neue PIN fest.

      🔑

      Passwörter speichern & teilen

      1. Tippe auf Passwörter → + Neues Passwort.
      2. Name (z. B. „Fortnite“), Benutzername und Passwort eintragen. 🎲 erfindet ein sicheres Passwort.
      3. Unten antippen, wer es sehen darf – z. B. deine Geschwister. Mama und Papa (Admins) sehen es immer.

      Ändern kann ein Passwort nur, wem es gehört. Alle anderen können es nur ansehen und kopieren.

      📱

      Als App aufs iPhone

      1. In Safari 192.168.20.5:8095 öffnen.
      2. Unten auf Teilen ⬆︎ tippen.
      3. Zum Home-Bildschirm wählen – fertig, Die Akte hat ihr eigenes Symbol.

      Funktioniert nur im WLAN zu Hause.

      Häufige Fragen

      Wird beim Ablegen etwas gelöscht?

      Nein. Dokumente werden nur umbenannt und in den passenden Ordner verschoben. Nichts wird gelöscht oder überschrieben.

      Wer kann meine Dokumente sehen?

      Die Akte läuft nur bei uns zu Hause auf der Synology und ist nur im Heim-WLAN erreichbar. Zum Lesen wird der Text eines Dokuments kurz an die KI geschickt; gespeichert bleibt alles bei uns.

      Was kostet das?

      Pro Dokument meist weniger als einen Cent. Die Akte nimmt immer zuerst die günstigste KI und nur bei Bedarf eine stärkere.

      Wo liegen die Dateien eigentlich?

      Auf der Synology im Ordner „--- Rolheuser ---“. Auf dem PC von Andreas unter D:\---Privat---\--- Rolheuser ---.

      Biene hat etwas Falsches gesagt.

      Tippe auf Gründlicher suchen – dann antwortet eine stärkere KI. Oder öffne das Dokument mit Ansehen und schau selbst nach.

      Einstellungen

      Darstellung

      Allgemein

      Familie & PIN KI (API-Schlüssel) NAS-Verbindung Module Update & Sicherung Hilfe

      KI

      Biene und das automatische Einsortieren nutzen Claude (Anthropic) – auf Wunsch zuerst das günstige DeepSeek.

      Welche KI wofür

      Empfehlung: Biene und Einsortieren mit Claude (zuverlässiger beim Suchen, Termine-Eintragen und Lesen von Scans), Texte schreiben mit DeepSeek (sehr günstig, gut bei Texten). Ist DeepSeek gewählt und findet nichts oder ist unsicher, fragt Die Akte automatisch Claude. Scans und Fotos ohne erkannten Text liest immer Claude.

      Anthropic-Schlüssel (Claude)

      1. Auf console.anthropic.com anmelden → API Keys → Create Key.
      2. Schlüssel kopieren (beginnt mit sk-ant-) und hier einfügen.
      3. Speichern, danach Verbindung testen.

      DeepSeek-Schlüssel

      1. Auf platform.deepseek.com anmelden, unter Top up etwas Guthaben aufladen (ein paar Euro reichen lange).
      2. API Keys → Create new API key, Schlüssel kopieren (beginnt mit sk-) und hier einfügen.
      3. Speichern, Verbindung testen und oben bei „Welche KI wofür“ DeepSeek wählen.

      Spracherkennung (🎤 bei Biene)

      Leer = das Gerät erkennt die Sprache selbst. Mit eigenem Whisper-Server (z. B. auf dem Proxmox-Server mit GPU) wird Deutsch deutlich besser erkannt – auch Namen wie Rolheuser oder Espelkamp. Die Aufnahme geht nur an diesen Server, nicht ins Internet.

      So arbeitet die KI

      Die Akte nimmt immer zuerst das günstigste Modell und fragt nur bei Unsicherheit das nächststärkere. Ein Dokument kostet meist weniger als einen Cent. Die Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert; angezeigt werden nur die letzten 4 Zeichen.

      NAS-Verbindung

      Damit Verschieben und Papierkorb auch auf PC und Handys ankommen.

      Zugang

      1. In DSM unter Systemsteuerung → Benutzer einen eigenen Benutzer anlegen, z. B. die-akte (ohne 2-Faktor-Anmeldung).
      2. Dem Benutzer Lesen/Schreiben auf den Ordner mit den Unterlagen geben und die Anwendung File Station erlauben.
      3. Hier Benutzer und Passwort eintragen, Speichern, dann Verbindung testen.
      Pfad-Zuordnung (nur falls der Test es verlangt)

      Warum? Synology Drive bemerkt neue Dateien, aber nicht, was Die Akte direkt verschiebt oder löscht – dann bliebe die Datei auf dem PC am alten Ort. Über die File Station weiß Drive sofort Bescheid. Ohne Verbindung arbeitet Die Akte wie bisher direkt. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert.

      Module

      Was soll in der Akte zu sehen sein? Gilt für alle Geräte.

      Update & Sicherung

      Updates

      Lädt …

      Neue Versionen liegen im Ordner \\192.168.20.5\docker\die-akte-updates. Vor jedem Update wird die laufende Version in Backup_die-akte\versionen gesichert.

      Sicherung

      Datenbank herunterladen

      Die Datenbank wird jede Nacht automatisch gesichert (die letzten 14 Sicherungen bleiben). Der Passwort-Schlüssel wird mitgesichert. Die Dokumente selbst sichert die Synology (Hyper Backup / Snapshots).